СТО СМК 28-2004  

     
СТАНДАРТ ОРГАНИЗАЦИИ

Система менеджмента качества

УПРАВЛЕНИЕ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ И ЗАПИСЯМИ

Дата введения 2004-02-20

     
     УТВЕРЖДЕН директором ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова" В.В.Ларионовым 20.02.2004 г.

Предисловие

1 РАЗРАБОТАН И ВНЕСЕН отделом стандартизации ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова"

2 ПРИНЯТ И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ со дня утверждения его директором ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова" 20 февраля 2004 г.

3 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

4 Разработка, согласование, утверждение, издание (тиражирование), обновление (изменение или пересмотр) и отмена настоящего стандарта производится отделом стандартизации ЗАО "ЦНИИПСК им. Мельникова"

Введение

Настоящий стандарт является обязательной документированной процедурой системы менеджмента качества, функционирующей в институте, разработанной в соответствии с требованиями семейства стандартов ИСО 9000 модель ГОСТ Р ИСО 9001-2008.

В соответствии с ГОСТ Р ИСО 9004-2001 характер и степень документированности организации должны отвечать контрактным, законодательным и другим обязательным требованиям, потребностям и ожиданиям потребителей и других заинтересованных сторон, а также устраивать организацию.

Настоящий стандарт устанавливает структуру документации, необходимой для разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии системы менеджмента качества и эффективного выполнения производственных процессов, а также порядок управления документацией. Стандарт разработан в развитие п.4.2 Руководства по качеству.

     1 Область применения

Настоящий стандарт устанавливает порядок и правила управления документацией с целью обеспечения единого методологического подхода в процессе разработки, утверждения, внесения изменений, хранения и изъятия документов.

Настоящий стандарт распространяется на все виды документов и предназначен для всех подразделений института.

     2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:

ГОСТ Р 1.5-2004 Стандарты национальные РФ. Правила построения, изложения, оформления и обозначения.

ГОСТ 2.114-95 ЕСКД. Технические условия

ГОСТ 3.1201-85 ЕСТД. Система обозначения технологической документации

ГОСТ Р ИСО 9001-2008 Системы менеджмента качества. Требования

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационной распорядительной документации. Требования к оформлению документов

ГОСТ 7.32-2001 Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления

ГОСТ РВ 15.002-2003 СРПП ВТ Системы менеджмента качества. Общие требования

ОСТ 134-1028-2006 Ракетно-космическая техника. Требования к системам менеджмента качества предприятий, участвующих в создании производства и эксплуатации изделий

ОСТ 134-1028-2006 Ракетно-космическая техника. Требования к системам менеджмента качества предприятий, участвующих в создании, производстве и эксплуатации изделий

ГОСТ РВ 15.203-2001 СРПП ВТ. Порядок выполнения опытно-конструкторских работ по созданию изделий и их составных частей. Основные положения

ГОСТ РВ 2.902-2005 ЕСКД. Порядок проверки, согласования и утверждения документации

     3 Термины и определения, сокращения

В настоящем стандарте применены следующие термины и определения:

3.1 нормативный документ: Документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов

(ИСО/МЭК 2:2004)

3.2 нормативная и техническая документация: Документы, устанавливающие требования

(3.7.3 ГОСТ Р ИСО 9000-2008)

3.3 запись: Документ, содержащий достигнутые результаты или свидетельства осуществленной деятельности

(3.7.6 ГОСТ Р ИСО 9000-2008)

     4 Структура документации

4.1 Структура и состав используемой в институте документации представлены на схеме, приведенной в приложении А.

4.2 Внутренняя документация института включает:

- организационно-распорядительную документацию (Устав; организационная структура; положения о Советах - НТС, диссертационном; положения о подразделениях и должностные инструкции; приказы и распоряжения руководства; внутренняя и внешняя переписка, документы по кадровому учету);

- производственную документацию, в том числе:

по основной деятельности;  

по финансово-экономической;

по системе менеджмента качества (СМК).

4.3 Внешняя документация состоит из:

- законодательной (Федеральные конституционные законы, Кодексы и Федеральные законы, постановления Правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств, другие правоустанавливающие документы);

- документов в области стандартизации, включающих действующий фонд нормативных документов на период до их отмены и федеральный информационный фонд технических регламентов и национальных стандартов в соответствии с ФЗ "О техническом регулировании" по мере их поступления;

- документов органов государственного надзора (Правила промышленной безопасности ПБ, руководящие документы РД, инструкции, положения, нормативные документы).

Отдельную категорию составляет документация, поставляемая заказчиком.

     5 Общие требования к изложению и оформлению документов

5.1 Общим требованием для документов является наличие на каждом листе данных, позволяющих однозначно идентифицировать документ.

В обоснованных случаях данные по идентификации документа наносятся только на титульном листе, где приводят: наименование документа, его шифр (обозначение), фамилии разработчиков и дату разработки.

Изложение, оформление и обозначение документов производится в соответствии с порядком, установленным для данного вида документов соответствующими стандартами:

СТО СМК 03-2006 - разработка и обозначение НИР, НИОКР;

СТО СМК 07-2004 - разработка и обозначение стандартов организации и стандартов СМК;

СТО СМК 09-2005 - заключение и обозначение договоров;

СТО СМК 12-2007 - регистрация организационно-распорядительной документации;

СТО СМК 15-2007 - обозначение рабочей и проектной документации, в том числе отчетной документации по обследованию, экспертизе;

СТО СМК 20-2007 - оформление и регистрация документов в техническом архиве (присвоение инвентарных номеров хранения);

ГОСТ Р 1.5 - построение, изложение, оформление и обозначения национальных стандартов;

ГОСТ 2.114 - построение, изложение, оформление и обозначения технических условий;

ГОСТ 3.1201 - обозначение технологической документации;

ГОСТ Р 6.30 - оформление организационно-распорядительной документации.

5.2 Все документы должны иметь один из возможных статусов:

- учтенный (с номером);

- недействующий (со штампом "Недействующий" - приложение Б).

Сотрудники института в своей деятельности должны пользоваться только учтенными документами.

5.3 Для нормативных документов, один из экземпляров регистрируется как "Контрольный экз.", о чем в правом верхнем углу документа производится соответствующая подпись.

5.4 Каждый документ имеет только один контрольный экземпляр.

Учтенные экземпляры документов СТО СМК с номером N 1 и подлинными подписями являются контрольными и хранятся в отдельных папках с надписью "Контрольные экз." в отделе стандартизации.

5.5 Учтенные экземпляры документов регистрируются под индивидуальными номерами и распространяются поименно. При их отмене они переводятся в статус "недействующих" и подлежат уничтожению. При необходимости хранения этих документов на них проставляется штамп "Недействующий" и они хранятся отдельно от учтенных экземпляров.

В случае издания новой редакции документа (например, редакция 2) на всех копиях документов предыдущей редакции ставится штамп "недействующий" и они хранятся отдельно.

5.6 Все журналы учета документации, которые ведутся в институте, должны иметь следующие данные:

на титульном листе:

- название института и его подразделения;

- название журнала, даты начала и окончания;

на первой странице:

- должность ответственного за ведение журнала;

- подписи сотрудников института с расшифровкой фамилий, имеющих право заносить записи в данный журнал.

При внесении изменений в записи журнала проставляется подпись лица, внесшего эти изменения, и дата внесения.

Пример оформления журналов учета документации приведен в приложении В.

5.7 Условия хранения документации должны обеспечивать сохранность, рациональное размещение документации, предупреждать ее повреждения и потери, а также исключать свободный доступ посторонних лиц. Порядок и условия хранения документации установлены СТО СМК 20-2007.

5.8 Все документы, в зависимости от их вида, имеют единообразную структуру оформления и изложения.

Все документы должны иметь пронумерованные страницы, утверждающую подпись и быть датированы.

Подлинники всех документов подписываются синими чернилами.

5.9 Разработка документов, анализ, актуализация по мере необходимости, пересмотр, согласование и утверждение осуществляется ведущими специалистами института.

Ответственность за ведение, обращение и хранение всех документов несут руководители соответствующих подразделений.

     6 Управление документацией

6.1 Управляемыми считаются документы, подготовка, идентификация, рассмотрение, согласование, распределение, хранение и пересмотр которых осуществляется на основе заранее установленных, систематически используемых правил.