Но- мер ста- тьи

Вид документа

Срок хранения документов*

Примечание

1

2

3

4

1. ОРГАНИЗАЦИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Распорядительная деятельность

1

Законодательные, иные нормативные акты (законы, указы, постановления, распоряжения, решения) Президента Российской Федерации, законодательных, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:

* Относящиеся к деятельности организации - пост.

а) по месту разработки

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности*

________________

* Срок хранения "постоянно" применяется в соответствии с п.2.4 Указаний. Отметка "ЭПК" применяется в соответствии с п.2.8 Указаний.

2

Проекты нормативных актов Президента Российской Федерации, исполнительных органов государственной власти, судебных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

3

Инициативные предложения, внесенные в органы государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления; документы (докладные записки, заключения, справки и др.) по их разработке

Пост.

4

Поручения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; документы (обзоры, доклады, расчеты, заключения, справки и др.) по их выполнению

Пост.

5

Протоколы, постановления, решения, рекомендации, стенограммы заседаний; документы (справки, доклады, информации, докладные записки, сводки, выписки, бюллетени голосования*, доверенности и др.) к ним:

* До прекращения деятельности акционерного общества; после прекращения - ЭПК

а) коллегиального исполнительного органа организации (коллегии, совета, дирекции, правления и др.)

Пост.**

** Присланные для
сведения - до минования надобности

б) контрольных (ревизионных) органов организации (советов, комиссии и др.)

Пост.**

в) научных, экспертных, методических, консультативных органов организации (комитетов, комиссий, советов и др.)

Пост.**

г) совещаний у руководителя организации

Пост.**

д) собраний трудовых коллективов организации

Пост.**

е) собраний структурных подразделений организации

5 л.ЭПК

ж) общих собраний акционеров, пайщиков

Пост.

6

Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады и др.) к ним:

а) по основной деятельности

Пост.*

* Присланные для сведения - до минования надобности

б) по личному составу

в) по административно-хозяйственным вопросам

75 л.** ЭПК

5 л.

** О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.

7

Проекты приказов, распоряжений

1 г.

8

Документы (постановления, решения, рекомендации, протоколы, стенограммы) международных, всероссийских, ведомственных и межведомственных, отраслевых съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров:

а) по месту проведения

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

9

Документы (справки, отчеты, доклады, обзоры, переписка) о реализации решений съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров

Пост.

10

Правила, инструкции, регламенты, методические указания и рекомендации:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

3 г.*

* После замены новыми

11

Проекты правил, инструкций, регламентов, методических указаний и рекомендаций; документы (заключения, предложения, справки, докладные записки, переписка) по их разработке и применению

3 г.* ЭПК

* После утверждения

12

Переписка с исполнительными органами государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления по основным вопросам деятельности

5 л.ЭПК

1.2. Организационные основы управления

13

Уставы, положения организации (типовые и индивидуальные):

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

3 г.*

* После замены новыми

14

Учредительные договоры, изменения и дополнения к ним, протоколы учредительных собраний негосударственных организаций, списки учредителей (участников)

Пост.

15

Свидетельства о регистрации, ликвидации организации, разрешения, уведомления на открытие филиалов, представительств

Пост.

16

Положения о структурных подразделениях организации; коллегиальных исполнительных, контрольных, научных, экспертных, методических, консультативных органах; о филиалах, представительствах

Пост.

17

Проекты уставов, положений; документы (справки, докладные записки, предложения, отзывы) по их разработке

3 г.* ЭПК

* После утверждения

18

Структуры и схемы организации управления; пояснительные записки к ним:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

19

Документы (лицензии, квоты, протоколы, решения, книги регистрации и др.) о лицензировании деятельности организации

Пост.

20

Перечни видов лицензируемой деятельности:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

21

Документы (сертификаты, свидетельства, аттестаты, представления, протоколы, положения, книги регистрации и др.) по аттестации, аккредитации, сертификации

Пост.

22

Документы (постановления, протоколы, уставы, планы, балансы, акты, договоры, контракты, свидетельства и др.) о приватизации

Пост.*

* При наличии в организации подлинников копий документов - до минования надобности

23

Договоры о правах и обязанностях:

а) с руководителем организации

б) с членами коллегиальных исполнительных и др. органов организации

в) с другой организацией

Пост.

5 л.* ЭПК


5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия
договора

24

Реестры акционеров

Пост.

25

Реестры владельцев ценных бумаг

Пост.

26

Списки аффилированных лиц, списки лиц, имеющих право на дивиденды

Пост.

27

Документы (сертификаты, свидетельства о регистрации акций, акты) на прием-передачу акций (пакетов акций)

Пост.

28

Договоры о продаже-покупке акций акционерами

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

29

Журналы, книги учета работы с акциями и выдачи выписок из реестра акционеров

Пост.

30

Положения о долевой собственности, выпуске и распределении акций, ценных бумаг, образцы акций, проспект эмиссии акций

Пост.

31

Документы (подписные листы, заявки на приобретение акций, листы подтверждения, карточки учета доходов акционеров и др.) по акционированию

5 л. ЭПК

32

Штатные расписания организации, изменения к ним:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

3 г.

33

Проекты штатных расписаний; документы (справки, предложения, заключения, переписка) по их разработке и изменению

3 г.* ЭПК

* После утверждения

34

Штатные расстановки

75 л.

35

Положения, инструкции о правах и обязанностях должностных лиц (должностные инструкции):

а) типовые (примерные)

- по месту разработки и утверждения

Постоянно

- в прочих организациях

3 г.*

* После замены новыми

б) индивидуальные (персональные)

75 л. ЭПК*

*В составе личных дел

(пункт в редакции решения ЦЭПК при Росархиве от 27 октября 2003 года - см. предыдущую редакцию)

36

Приемо-сдаточные акты; приложения к ним (за исключением инвентаризационных документов, предусмотренных ст.192), составленные при смене:

а) руководителя организации

б) должностных ответственных и материально-ответственных лиц

Пост.

5 л.*

* После смены должностного, материально- ответственного лица

37

Документы (доклады, положения о правопреемственности, отчеты, справки, акты, заключения) о реорганизации, переименовании организации

Пост.

38

Документы (протоколы, акты, балансы, заключения, уведомления, решения судов, выписки из государственного реестра и др.) о ликвидации организации

Пост.*

* При наличии в организации подлинников копии документов - до минования надобности

39

Документы (информации, справки, сводки, сведения, докладные записки) по основной отраслевой (специфической) деятельности организации

Пост.

40

Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой (специфической) деятельности организации

5 л. ЭПК

41

Переписка по организационным вопросам деятельности, в том числе о регистрации, лицензировании, аккредитации, аттестации, сертификации, приватизации, акционировании

5 л. ЭШ

42

Документы (аналитические обзоры, доклады, справки, сводки, докладные записки) об основной деятельности, представляемые в органы исполнительной власти, органы местного самоуправления, вышестоящие организации

Пост.*

* По оперативно-хозяйственным вопросам - 5 л. ЭПК

43

Документы (доклады, обзоры, сводки, справки), представляемые структурными подразделениями руководству организации

5л. ЭПК

44

Документы (справки, докладные записки, перечни вопросов, рассмотренных коллегиальными и исполнительными органами, планы, проспекты, повестки заседаний, предложения к повестке дня собрания акционеров, оперативные сводки, переписка и др.) об административно-организационной деятельности

5 л. ЭПК

45

Документы (программы, задания, отчеты, доклады, переписка) о командировках

5 л. ЭПК

46

Документы (программы, доклады, повестки, извещения, приглашения, рекламные проспекты, поздравительные адреса, тематические фотоальбомы, видеозаписи, переписка) об организации и проведении съездов, конгрессов, конференций, совещаний, семинаров, юбилейных дат, торжественных приемов, встреч:

а) по месту проведения

б) в других организациях

5 л. ЭПК

До минования надобности

47

Документы (исторические и тематические справки, обзоры, подборки публикаций в средствах массовой информации, видеозаписи, фотодокументы и др.) по истории организации и ее подразделений

Пост.

1.3. Контроль

48

Документы (доклады, справки, отчеты, акты, докладные записки и др.) проверок организации

Пост.

49

Документы (акты, справки, докладные записки и др.) ревизий организации (за исключением документов периодических бухгалтерских ревизий, предусмотренных ст.145)

Пост.

50

Заключения ревизионной комиссии, аудитора (аудиторской фирмы), государственных и муниципальных органов финансового контроля

Пост.

51

Переписка о проведении проверок и ревизий

5 л.

52

Журналы, книги учета ревизий, проверок и контроля за выполнением их решений (предписаний)

5 л. ЭПК

53

Переписка о выполнении решении (предписаний) проверок и ревизий

5 л. ЭПК

54

Документы (обзоры, аналитические справки) о рассмотрении обращений граждан

Пост.

55

Документы (докладные записки, справки, сводки, переписка) о состоянии работы по рассмотрению обращений граждан

5 л.

56

Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.); документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению:

* В случае неоднократного обращения - 5 л. после последнего рассмотрения

а) предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях

Пост.

б) личного характера

в) второстепенного, оперативного характера

5 л.* ЭПК

5 л.*

1.4. Правовое обеспечение деятельности

57

Документы (свидетельства, договоры) на право собственности, владения, пользования, распоряжения имуществом, регистрации и перерегистрации фирменных наименований, товарных знаков, знаков обслуживания и др.; документы к ним

Пост.

58

Документы (постановления, определения, акты, решения, заключения, запросы, переписка) о соблюдении норм законодательства, конфликтах, спорах, иных вопросах правового характера

5 л. ЭПК

59

Копии документов (исковых заявлений, доверенностей, актов, справок, докладных записок, протоколов, определений, постановлений, характеристик и др.), представляемых в правоохранительные, судебные органы, третейские суды

5 л.*

* После вынесения решения

60

Договоры, соглашения об оказании юридических услуг

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

61

Документы (обзоры, справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации и состоянии правовой работы

5л.ЭПК

62

Переписка по оперативным правовым вопросам

3 г.

63

Картотеки, книги регистрации арбитражных дел, претензий и исков

5 л.

64

Кодификационные картотеки, базы данных (справочные, полнотекстовые) по законодательным актам и другим нормативным документам (инструкциям, правилам)

На государ- ственное, муниципаль- ное хранение не передаются. Хранятся в организации

65

Книги записей юридических консультаций

3 г.

1.5. Документационное обеспечение управления и организация хранения документов

66

Типовые и примерные номенклатуры дел:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

67

Документы (номенклатуры, перечни, классификаторы дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

68

Проекты документов (номенклатур, перечней, классификаторов дел и документов) об организации документов в делопроизводстве организации, о составе и сроках их хранения

3 г.*

* После утверждения

69

Целевые программы информатизации; документы (техническое задание, акты приемки, внедрения, протоколы и др.) к ним

Пост.

70

Документы (акты, заключения, справки, переписка) о совершенствовании документационного обеспечения управления, внедрении современных информационных технологий, защите информации

5 л.ЭПК

71

Договоры о проектировании, разработке, внедрении автоматизированных систем и программных продуктов

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

72

Книги, карточки (базы данных), журналы регистрации и контроля:

а) распорядительных и нормативных документов организации

б) поступающих и отправляемых документов

в) обращений граждан

г) телеграмм, телефонограмм, факсов, заявок на переговоры

д) аудиовизуальных документов

Пост.*


3 г.

5 л.

3 г.


3 г.* ЭПК

* Хранятся в организации. Подлежат приему в государственный, муниципальный архив, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата

73

Дело фонда (исторические и тематические справки, сведения о составе и объеме дел и документов, листы, карточки фондов, паспорт архива, акты проверки наличия и состояния, приема и передачи, выделения дел и документов к уничтожению, утратах и повреждениях документов)

Пост.*

* На государственное, муниципальное хранение передается при ликвидации организации

74

Описи дел:

а) постоянного хранения (утвержденные)

б) временного хранения

Пост.*

3 г.**

* Неутвержденные - до минования надобности

** После уничтожения дел

75

Документы (журналы, книги, листы, сводки) учета:

а) приема посетителей

б) рассылки документов

в) бланков строгой отчетности

г) машинописных, компьютерных работ

д) выдачи дел во временное пользование

3 г.

2 г.

3 г.

1 г.

3 г.

76

Топографические указатели

1 г.*

* После замены новыми

77

Документы (акты, требования, заявки, заказы) учета выдачи дел во временное пользование

3 г.*

* После возвращения документов

78

Документы (заявления, разрешения, переписка) о допуске к ознакомлению с документами

10 л.

79

Книги, журналы регистрации выдачи архивных справок, копий, выписок из документов

5 л.

80

Копии архивных справок, выданные по запросам граждан; документы (заявления, запросы, справки, переписка) к ним

5 л.

81

Договоры, соглашения с архивными учреждениями, иными организациями по вопросам архивного дела и делопроизводства

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Прогнозирование

82

Целевые программы (федеральные, региональные), прогнозы развития регионов, отдельных направлений деятельности:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

83

Переписка о разработке и ходе выполнения целевых программ

5 л. ЭПК

84

Прогнозы (перспективные планы) развития организации

Пост.

85

Концепции развития организации

Пост.

86

Документы (доклады, справки, сведения, расчеты, таблицы и др.) о разработке и корректировке прогнозов (перспективных планов, концепций) развития организации

5 л. ЭПК

2.2. Текущее планирование

87

Планы экономического и социального развития организации:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

88

Бизнес-планы; документы (технико-экономические обоснования, заключения, справки, расчеты и др.) к ним

Пост.

89

Госзаказы

Пост.

90

Годовые планы организации:

а) по основным для данной организации видам деятельности

б) по вспомогательным для данной организации видам деятельности

Пост.*


5 л.

* В других организациях - до минования надобности

91

Проекты годовых планов экономического и социального развития организации; пояснительные записки к ним

5л.ЭПК

92

Оперативные планы по всем направлениям деятельности организации и ее структурных подразделений

До минования надобности

93

Годовые планы структурных подразделений
организации

5 л.

94

Документы (технико-экономические показатели, обоснования, графики, справки, сведения, анализы, таблицы, рабочие тетради) о разработке планов

5 л.

95

Документы (докладные записки, справки, сведения) об изменении планов

5 л. ЭПК

96

Аналитические записки (анализы) о выполнении планов

Пост.

97

Справки об итогах социально-экономического развития организации

5 л.ЭПК

98

Переписка по вопросам планирования

5 л.

2.3. Ценообразование

99

Прейскуранты, ценники, тарифы на продукцию и услуги:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

100

Справки, расчеты по прогнозированию цен

Пост.

101

Документы (справки, обоснования, заключения, нормативные индикаторы) о разработке, применении цен и их корректировке:

а) по месту разработки

б) в других организациях

Пост.

До пересмотра цен

102

Ценовые соглашения между производителями и поставщиками материально-технических ресурсов

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия соглашения

103

Переписка по вопросам ценообразования

5л.ЭПК

3. ФИНАНСИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

3.1. Финансирование, кредитование

104

Финансовые планы перспективные:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

105

Планы:

- финансовый (баланс доходов и расходов);

- финансирования и кредитования;

- валютный;

- материальных балансов;

- капитальных вложений;

- по труду и заработной плате;

- прибыли;

- образования, распределения и использования фондов организации;

- накопления и расходования оборотных средств и др.:

* В других организациях - до минования надобности

** При отсутствии годовых - пост.

*** При отсутствии годовых и квартальных - пост.

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

г) месячные

Пост.*

Пост.*

5 л.**

1 г.***

106

Проекты планов

5 л.

107

Документы (уведомления, расчеты, таблицы, справки, сведения, ведомости, поручения, заключения, обоснования, переписка) о разработке и изменении финансовых планов

5 л. ЭПК

108

Документы (ходатайства, экономические расчеты, инвестиционные проекты, гранты, таблицы, договоры, соглашения, заключения) о долгосрочном кредитовании и инвестиционной деятельности

Пост.

109

Лимиты (лимитные справки), экономические нормативы финансирования и кредитования и их распределения; расчеты к ним

Пост.

110

Переписка о лимитах и экономических нормативах

5 л.

111

Финансово-экономические и конъюнктурные обзоры:

а) по месту разработки и утверждения

Пост.

б) в других организациях

До минования надобности

112

Сметы доходов и расходов; расчеты к ним*:

а) годовые

б) квартальные

Пост.

5 л.**

* Администра- тивно-хозяйственных и управленческих расходов - 5 л.

** При отсутствии годовых - пост.

113

Документы (справки, сведения, расчеты, расходные расписания, бюджетные поручения, заявки, переписка) о финансировании всех видов деятельности

5 л. ЭПК

114

Отчеты (аналитические таблицы) о выполнении планов:

- финансового;

- финансирования и кредитования;

- валютного;

- материальных балансов;

- капитальных вложений;

- по труду и заработной плате;

- прибыли;

- образования, распределения и использования фондов организации;

- накопления и расходования оборотных средств и др.:

* В других организациях - до минования надобности

** При отсутствии годовых - пост.

*** При отсутствии годовых, квартальных - пост.

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

г) месячные

Пост.*

Пост.*

5 л.**

1 г.***

115

Анализы отчетных данных об исполнении балансов доходов и расходов

5 л. ЭПК

116

Документы (планы, обоснования, расчеты, переписка) о совершенствовании аппарата управления

5 л. ЭПК

117

Переписка об изменении расходов на содержание аппарата управления и административно-хозяйственные нужды

5 л.

118

Документы (акты, докладные записки, переписка) о соблюдении финансовой дисциплины

5 л.

119

Документы (положения, справки, расчеты, докладные записки, заключения) о формировании фондов организации и их расходовании

5 л. ЭПК

120

Переписка о внесметных и целевых ассигнованиях

5 л. ЭПК

121

Документы (положения, карточки, переписка) об открытии, закрытии, состоянии, оплате текущих и расчетных счетов, о проведении денежно-расчетных операций

5 л.

122

Договор банковского счета

5 л.*

* После истечения срока действия договора

123

Срочные финансовые донесения, оперативные отчеты и сведения

1 г.

124

Документы (докладные записки, сообщения, информации, извещения, справки, отчеты, переписка) по кредитным вопросам

5 л. ЭПК

125

Кредитные договоры

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

126

Переписка о размещении акций, вкладов, начислении дивидендов

5 л.

127

Заявки на получение кредитов

1 г.

128

Переписка о нормах обязательных резервов, финансировании капиталовложений

5 л. ЭПК

129

Сводные ведомости по открытым кредитам

Пост.

130

Сведения о расходовании кредитов:

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

Пост.

3 г.

1 г.

131

Расходные кассовые расписания и уведомления о кредитах

5 л.

132

Кассовые планы:

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

5 л.

3 г.

1 г.

133

Отчеты по кассовым планам

5 л.

4. УЧЕТ И ОТЧЕТНОСТЬ

4.1. Бухгалтерский учет и отчетность

134

Альбомы унифицированных типовых форм первичной учетной документации:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

135

Бухгалтерские балансы и отчеты; документы (приложения к балансу, пояснительные записки, специализированные формы) к ним:

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

г) месячные

Пост.

Пост.

5 л.*

1 г.**

* При отсутствии годовых - пост.

** При отсутствии годовых, квартальных - пост.

136

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы; приложения, пояснительные записки к ним

Пост.

137

Аналитические документы (таблицы, записки, доклады) к годовым балансам и отчетам

Пост.

138

Переписка об утверждении и уточнении балансов и отчетов

5 л.

139

Документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении балансов и отчетов

Пост.*

* Квартальных - 5 л.

140

Отчеты об исполнении сметы расходов:

а) сводные годовые

б) годовые

в) квартальные

Пост.

Пост.

5 л.*

* При отсутствии годовых - пост.

141

Синтетические, аналитические, материальные счета бухгалтерского учета

5 л.

142

План счетов бухгалтерского учета

5 л.

143

Отчеты по перечислению денежных сумм по государственному и негосударственному страхованию (пенсионному, медицинскому, социальному, занятости)

Пост.

144

Переписка о сроках представления бухгалтерской и финансовой отчетности

1 г.

145

Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в том числе проверке кассы, правильности взимания налогов и др.

5 л.*

* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

146

Основные критерии (система показателей) деятельности экономических субъектов, по которым их бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежит обязательной ежегодной аудиторской проверке:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

147

Договоры с аудиторами (аудиторскими фирмами)

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

148

Бухгалтерские учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы и др.)

5 л.*

* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до

вынесения окончательного решения

149

Утвержденные лимиты, фонды заработной платы:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

150

Первичные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, корешки к ним, счета-фактуры, накладные и авансовые отчеты и др.)

5 л.*

* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

151

Документы (акты, сведения, переписка) о взаимных расчетах и перерасчетах между организациями

5 л.

152

Переписка о финансово-хозяйственной деятельности (об учете фондов, о наложении взысканий, штрафов, приеме, сдаче, списании материальных ценностей и др.)

5 л.

153

Лицевые счета работников

75 л. ЭПК

154

Положения о премировании работников

5 л.* ЭПК

* После замены новыми

155

Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) ведомости (табуляграммы) на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и др. выплат*; доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей, в том числе аннулированные доверенности) о получении заработной платы и других выплат

5 л.**

* При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

** При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

156

Переписка о выплате заработной платы

5 л.

157

Сведения, справки о совокупном доходе работников за год и уплате налогов

5 л.

158

Гарантийные письма

5 л.

159

Сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, из средств социального страхования, о выплате отпускных и выходных пособий

5 л.

160

Переписка о выдаче и возврате ссуд

5 л.*

* После погашения ссуды

161

Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности

5 л.

162

Исполнительные листы

До минования надобности*

* Не менее 5 л.

163

Документы (справки, акты, обязательства, переписка) о дебиторской и кредиторской задолженности, недостачах, растратах, хищениях

5 л. ЭПК

164

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов

До замены новым

165

Документы (заявления, решения, справки, переписка) об оплате учебных отпусков

До минования надобности*

* Не менее 5 л.

166

Документы (протоколы, акты, расчеты, заключения) о переоценке основных фондов, определении износа основных средств, оценке стоимости имущества организации

Пост.

167

Документы (акты, выписки банков, ведомости, расчеты, переписка) об амортизационных отчислениях

5 л.

168

Оборотные ведомости

5 л.*

* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

169

Сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах

5 л.*

* После снятия  с учета

170

Отчеты по налогам:

а) годовые

б) квартальные

в) месячные

Пост.

5 л.*

1 г.**

* При отсутствии годовых - пост.

** При отсутствии квартальных -
5 л.

171

Документы (расчеты, справки, таблицы, сведения) о начисленных и перечисленных суммах налогов в бюджеты всех уровней

5 л. ЭПК

172

Переписка о разногласиях по вопросам налогообложения, взимания акцизных и других сборов

5 л. ЭПК

173

Документы (расчеты, сведения, заявления, решения, списки, ведомости, переписка) об освобождении от оплаты по налогам, предоставлении льгот, кредитов, отсрочек уплаты или отказе в ней по налогам, акцизным и другим сборам

5 л. ЭПК

174

Документы (справки, сводки, сведения, сообщения, переписка) о зачислении налоговых поступлений в бюджеты разного уровня и во внебюджетные фонды, задолженности по ним

5 л.

175

Переписка об образовании, распределении, накоплении оборотных средств и о расчетах по оборотным средствам

5 л.

176

Документы (заявки, справки, лимиты, расчеты) о расходах на приобретение оборудования, производственного и жилого фонда

5 л.

177

Документы (акты сверок, справки) об уплате налогов в бюджет зачетами, ценными бумагами, поставками продукции, товаров, работ, услуг

5 л.

178

Акты-справки о погашении налогов (задолженности) векселями

5 л.*

* После погашения налогов

179

Документы (заявления, распоряжения, справки-графики, акты) об оплате, размене, приеме-передаче векселей

5 л.

180

Документы (заявки, акты, справки, переписка) по валютным вопросам

5 л. ЭПК

181

Документы (отчеты, сводки) о ведении валютных и конверсионных операций, операций с грантами

Пост.

182

Оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей

Пост.

183

Оперативные отчеты о расходовании иностранной валюты на загранкомандировки

5 л.

184

Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы в государственные социальные фонды:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новым

185

Лицевые счета акционеров

5 л.*

* После перехода права собственности на акции. При условии завершения проверки (ревизии)

186

Договоры, соглашения (кредитные, хозяйственные, операционные)

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора, соглашения

187

Паспорта сделок

Пост.

188

Документы (акты, справки, счета) о приеме выполненных работ

5 л.*

* При отсутствии лицевых счетов - 75 л.

189

Договоры о материальной ответственности

5 л.*

* После увольнения материально- ответственного лица

190

Образцы подписей материально-ответственных лиц

До минования надобности

191

Договоры имущественного страхования

5 л.*

* После истечения срока действия
договора

192

Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентарные описи, акты, ведомости) об инвентаризации основных средств, имущества, зданий и сооружений, товарно-материальных ценностей

5 л.*

* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

193

Книги, журналы, карточки учета:

а) ценных бумаг

б) договоров, контрактов, соглашений (кредитных, хозяйственных, операционных)

в) основных средств (зданий, сооружений)

г) расчетов с организациями

д) приходно-расходных кассовых документов (счетов, платежных поручений)

е) погашенных векселей на уплату налогов

ж) реализации товаров, работ, услуг, облагаемых и не облагаемых налогом на добавленную стоимость

Пост.

5 л.* ЭПК


5 л.**

5 л.***

5 л.***


5 л.****

5 л.****

* После окончания срока действия последнего договора, контракта, соглашения

** После ликвидации основных средств при условии завершения проверки (ревизии)

*** При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

з) хозяйственного имущества

и) вспомогательные, контрольные (транспортные, грузовые, весовые и др.)

к) подотчетных лиц

л) исполнительных листов

м) сумм доходов и подоходного налога работников

н) депонированной заработной платы

о) депонентов по депозитным суммам

п) доверенностей

5 л.***

5 л.***


5 л.

5 л.

5 л.

5 л.***

5 л.

5 л.***

**** После погашения налога при условии завершения проверки (ревизии)

***** С даты последней записи при условии завершения проверки (ревизии)

194

Программы, руководства по организации и внедрению автоматизированных систем бухгалтерского учета и отчетности

Пост.

195

Переписка об организации и внедрении автоматизированных систем учета и отчетности

5 л.

196

Заказы на бланки учета и отчетности

1 г.

197

Документы (счета, справки, переписка и др.) по финансовым вопросам благотворительной деятельности

5 л. ЭПК

4.2. Статистический учет и отчетность

198

Отчеты организации о выполнении перспективных (долговременных), целевых и текущих программ, планов; анализы отчетов:

а) сводные годовые и с большей периодичностью

б) годовые и с большей периодичностью

в) полугодовые

г) квартальные

д) месячные

Пост.


Пост.

5 л.*

5 л.**

1 г.***

* При отсутствии годовых - пост.

** При отсутствии годовых, полугодовых - пост.

*** При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.

199

Статистические отчеты и таблицы по всем основным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним:

а) сводные годовые и с большей периодичностью

Пост.

* При отсутствии годовых - пост.

** При отсутствии годовых, полугодовых - пост.

б) годовые и с большей периодичностью

в) полугодовые

г) квартальные

д) месячные

е) единовременные

Поcт.

5 л.*

5 л.**

1 г.***

Пост.

*** При отсутствии годовых, полугодовых, квартальных - пост.

200

Документы (доклады, аналитические таблицы и справки) об итогах деятельности организации

Пост.

201

Статистические отчеты и таблицы по всем вспомогательным направлениям и видам деятельности (для данной организации); документы (информации, докладные записки и др.) к ним

5 л.

202

Документы (таблицы, расчеты, справки) о составлении сводных статистических отчетов

5 л.

203

Оперативные статистические сводки о выполнении планов

1 г.

204

Журнал учета передаваемых статистических данных

5 л.

205

Вспомогательные книги по оперативному и статистическому учету и отчетности

1 г.

206

Переписка о составлении, представлении и проверке статистической отчетности

5 л.

207

Бланки форм статистической отчетности (систематизированный комплект):

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

5. ЭКОНОМИЧЕСКИЕ, НАУЧНЫЕ, КУЛЬТУРНЫЕ СВЯЗИ

5.1. Организация связей

208

Уставы, положения международных организаций (объединений), членами которых является организация

Пост.

209

Указания (задания) специалистам, принимающим участие в работе международных организаций (объединений)

Пост.

210

Документы (справки, заявления, докладные записки) о вступлении в международные организации (объединения)

Пост.

211

Переписка о вступлении в международные организации (объединения)

Пост.

212

Документы (протоколы, решения, предложения, доклады, справки) об экономических, научных, культурных связях с другими организациями

Пост.

213

Документы (программы, планы проведения встреч, графики, заявки, переписка) об организации приема и пребывания представителей иностранных организаций

5 л.

214

Инструкции (указания, задания, рекомендации) представителям организации по ведению встреч (переговоров)

5 л. ЭПК

215

Документы (протоколы встреч (переговоров), тексты выступлений, записи бесед) о приеме представителей иностранных организаций

Пост.

216

Документы (доклады, справки, информации, сведения) о проведении встреч (переговоров) с представителями других организаций

5 л. ЭПК

217

Журналы, карточки учета посещений организации представителями иностранных организаций

Пост.

5.2. Осуществление связей

218

Контракты, договоры, соглашения, договоры-намерения об экономических, научных, культурных связях; документы (особые условия, протоколы разногласий, обоснования, правовые заключения и др.) к ним

Пост.

219

Документы (проекты, предложения, заключения, справки, сведения, информации, расчеты) о подготовке контрактов, договоров, соглашений

10 л. ЭПК

220

Документы (акты, технико-экономические обоснования, заключения, справки, сведения) о целесообразности сотрудничества

Поcт.

221

Книги регистрации соглашений, договоров, контрактов о связях организации

5 л. ЭПК

222

Программы (прогнозы, планы) установления и развития экономических, научных, культурных связей:

а) по месту разработки

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

223

Документы (предложения, рекомендации, расчеты) о разработке планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества

10 л. ЭПК

224

Переписка о разработке, уточнении, изменении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества

5 л. ЭПК

225

Документы (докладные записки, справки, сведения) о выполнении планов научно-технического, экономического, культурного сотрудничества

Пост.

226

Документы (информационные письма, сообщения, вырезки из газет) об экономическом, научно-техническом, культурном сотрудничестве

5 л. ЭПК

227

Документы (аннотации, предложения, расчеты, информация) к грантам, инвестиционным проектам

Пост.

228

Конъюнктурные обзоры по экспортно-импортным поставкам

Пост.

229

Документы (заключения, акты, справки, технико-экономические обоснования, разрешения, переписка) о целесообразности закупок импортной продукции и материалов

10 л. ЭПК

230

Документы (программы, планы, контракты, акты, протоколы, переписка) об обучении, стажировке иностранных специалистов в Российской Федерации

5 л. ЭПК

231

Переписка об организации заграничных путешествий, туров

3 г.

6. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБСЛУЖИВАНИЕ

6.1. Сбор (получение) информации, маркетинг

232

Переписка об организации, планировании и осуществлении информационной деятельности, маркетинга

5 л. ЭПК

233

Документы (справки, докладные записки, сводки, отчеты, переписка) об информационной деятельности, маркетинге

5 л. ЭПК

234

Аналитические обзоры по основным вопросам деятельности организации:

а) по местy разработки

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

235

Информационные обзоры (доклады)

На государ- ственное, муниципаль-
ное хранение не передаются. Хранятся в организации

236

Программы маркетинговых исследований организации

Пост.

237

Документы (сводные таблицы и графики (мониторинги) движения цен на рынке, справки, доклады, сведения и др.) о маркетинговых исследованиях

5 л. ЭПК

238

Документы (анкеты, тесты, интервью и др.) об оперативном анализе потребности в продукции, услугах

До минования надобности

239

Документы (запросы, заявки, сведения, переписка) о потребности в научно-информационных материалаx:

а) на материалы, изданные за рубежом

б) на материалы, изданные в Российской Федерации

3 г.

1 г.

240

Переводы информационных статей из иностранных изданий

До минования надобности

241

Книги, журналы регистрации научно-технической информации

5 л.

242

Документы (планы, акты, справки, переписка) о комплектовании и работе справочно-информационных служб организации

3 г.

243

Информационные подборки систем избирательного распространения информации и документационного обеспечения руководства, реферативные и библиографические подборки, тематические и библиографические указатели литературы, справочные базы данных

До минования надобности

244

Документы (списки, каталоги, заявки, отчеты, переписка) об оформлении годовой подписки на литературу

1 г.*

* После получения подписной литературы

245

Акты проверки справочно-информационных служб организации

1 г.*

* После следующей проверки

246

Акты списания книг и периодических изданий

10 л.*

* После проверки справочно- информационных служб организации

247

Документы (книга учета справочно-информационных изданий, картотека периодических изданий, формуляры, карточки, журналы, списки, каталоги, базы данных) учета материалов справочно-информационных служб организации

До ликвидации справочно- информа- ционных служб организации

248

Договоры об информационном обслуживании

5 л.*

* После истечения срока действия договора

249

Документы (справки, сводки, сведения, отчеты) об учете использования научно-технической информации

3 г.

6.2. Распространение информации (реклама)

250

Информационные издания (бюллетени, информационные листки и письма, каталоги, списки, справочники, сборники и др ):

а) по месту разработки

До ликвидации организации

б) в других организациях

До минования надобности

251

Статьи, тексты телерадиопередач, брошюры, диаграммы, фотодокументы по научно-технической информации и рекламе

До минования надобности

252

Документы (тематико-экспозиционные планы, планы размещения экспонатов, схемы, описания, характеристики экспонатов, каталоги, путеводители, проспекты, альбомы, буклеты, списки участников, доклады, справки, отзывы, отчеты, информации и др.) об участии в выставках, ярмарках, презентациях

Пост.

253

Документы (дипломы, свидетельства, аттестаты, грамоты) о награждении организации за участие в выставках

Пост.

254

Переписка об организации и проведении выставок, ярмарок, презентаций

5 л. ЭПК

255

Документы (программы, планы, тексты лекций, справки, сведения, переписка) о проведении на выставке, ярмарке, презентации лекции, бесед и других мероприятий

5 л. ЭПК

256

Договоры (контракты) о размещении и выпуске рекламы

5 л.*

* После стечения срока действия договора

257

Документы (заявки, акты, переписка) о размещении и выпуске рекламы

3 г.

258

Документы (буклеты, плакаты, фото- видеодокументы, информации) о рекламной деятельности организации

До минования надобности*

* Наиболее удачные в художественном отношении, выполненные
известными авторами, - пост.

259

Документы (коммерческие предложения, прайс-листы, анкеты, образцы (модули) текста рекламы, "www" страницы в Интернете, переписка) об оперативной рекламной деятельности

До минования надобности

260

Переписка о распространении (рассылке) информационных изданий

1 г.

261

Переписка об учете, движении и использовании информации

5 л.

7. ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ

7.1. Трудоустройство

262

Документы (информации, справки, сведения, ведомости, отчеты) о наличии, движении, комплектовании, использовании работников

5 л. ЭПК

263

Документы (справки, сведения, списки) о высвобождении и потребности в работниках, создании рабочих мест, половозрастной структуре и профессионально-квалификационном составе высвобожденных и необходимых работников

5 л. ЭПК

264

Переписка по вопросам трудоустройства

5 л.

265

Направления на трудоустройство работников

До минования надобности

266

Договоры об оказании финансовой помощи на создание и сохранение рабочих мест, на компенсационные выплаты работникам

5 л.*

* После истечения срока действия договора

267

Договоры о выдаче ссуд для создания рабочих мест

5 л.*

* После погашения ссуды

7.2. Организация труда

268

Документы (справки, планы, расчеты, схемы, карты) о совершенствовании процессов труда

5 л. ЭПК

269

Документы (нормативы численности, доклады, справки, расчеты, информации) о совершенствовании структуры аппарата управления

Пост.

270

Перечни профессий:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

271

Документы (рекомендации, психофизиологические нормы, справки) о диагностике профессиональной пригодности работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

272

Документы (акты, протоколы, справки, докладные записки) об организации труда при совмещении профессий

Пост.

273

Журналы учета работников, совмещающих профессии

До минования надобности

274

Документы (расчеты, рекомендации, обоснования, заключения) о прогнозировании повышения производительности труда

5 л. ЭПК

275

Коллективный договор

Пост.

276

Документы (протоколы, справки, акты, переписка) о проверке выполнения условий коллективного договора

Пост.

277

Документы (отчеты, справки, информации) о переводе работников на сокращенный рабочий день или сокращенную рабочую неделю

5 л. ЭПК

278

Документы (заявления, докладные записки, справки, расчеты, протоколы) о разрешении трудовых споров

5 л. ЭПК

279

Документы (требования, справки, сведения, протоколы, рекомендации) о коллективных трудовых спорах с участием посредника

5 л. ЭПК

280

Документы (сводки, сведения, докладные записки, баланс рабочего времени) об учете рабочего времени

3 г.

281

Табели (графики), журналы учета рабочего времени

1 г.

282

Документы (акты, сообщения, информации, характеристики, докладные записки, справки, переписка) о трудовой дисциплине

3 г.

7.3. Нормирование труда, тарификация, оплата труда

283

Типовые нормативы по труду:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

284

Нормы выработки и расценок*:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

* Временные нормы выработки и расценок - 3 г. после замены новыми

285

Документы (справки, расчеты, докладные записки, предложения) о разработке норм выработки и расценок

5 л. ЭПК

286

Тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

287

Переписка о дополнении, изменении тарифно-квалификационных справочников, сеток, ставок

5 л.

288

Тарификационные ведомости

25 л.

289

Документы (расчеты, анализы, справки) о пересмотре и применении норм выработки, расценок, тарифных сеток и ставок, совершенствовании различных форм оплаты труда

5 л. ЭПК

290

Документы (справки, докладные записки, акты, отчеты, протоколы) о контроле за соблюдением правил нормирования труда, расходовании фонда заработной платы

5 л. ЭПК

291

Переписка об упорядочении и установлении размеров заработной платы, начислении премий

5 л. ЭПК

292

Утвержденные разряды оплаты труда по должностям работников:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

293

Документы (расчеты, справки, списки) о премировании работников

5 л.

294

Переписка об образовании и использовании фондов материального поощрения

5 л.

7.4. Охрана труда

295

Акты, предписания по технике безопасности; документы (справки, докладные записки, отчеты) об их выполнении

5 л. ЭПК

296

Комплексные планы улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий

Пост.

297

Переписка о разработке и ходе выполнения комплексных планов улучшения условий, охраны труда и санитарно-оздоровительных мероприятий

5 л.

298

Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

Пост.

299

Переписка о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда, техники безопасности

5 л.

300

Планы мероприятий (двусторонние соглашения) по улучшению условий труда работников

5 л. ЭПК

301

Документы (акты, справки, информации) о результатах проверок выполнения соглашений по вопросам охраны труда

5 л. ЭПК

302

Документы (докладные записки, справки, доклады, отчеты, акты, переписка) о состоянии условий и применении труда женщин и подростков

5 л. ЭПК

303

Перечень работ с вредными или опасными условиями, при выполнении которых не допускается применение труда женщин и лиц, не достигших 18-летнего возраста:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новым

304

Перечень профессий с вредными условиями труда:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новым

305

Списки работающих на производстве с вредными условиями труда

75 л.

306

Табели и наряды работников вредных профессий

75 л.

307

Правила по охране труда работающих инвалидов:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

308

Переписка о предупредительных мероприятиях на случай стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций

5 л. ЭПК

309

Планы-схемы эвакуации людей и материальных ценностей в случае чрезвычайных ситуаций

До замены новыми

310

Нормы запасов оборудования и материалов на случай аварий:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

311

Документы (акты, отчеты об авариях, аварийные листки, заключения экспертов, протоколы комиссий) о расследовании причин аварий

10 л.*

* Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.

312

Акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний

45 л. ЭПК

313

Договоры страхования работников от несчастных случаев

5 л.*

* После истечения срока действия договора

314

Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по технике безопасности

5 л.

315

Протоколы аттестации по технике безопасности

5 л.

316

Журналы, книги учета:

а) профилактических работ по технике безопасности

10 л.

б) инструктажа по технике безопасности

10 л.

в) проведения аттестации по технике безопасности

5 л.

317

Документы (условия, программы, протоколы, рекомендации) смотров-конкурсов по охране труда и технике безопасности

5 л. ЭПК

318

Извещения медпункта о пострадавших в результате несчастных случаев

5 л.

319

Сведения об авариях и несчастных случаях

5 л.*

* Сведения о несчастных случаях с летальным исходом - пост.

320

Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварии

Пост.

321

Переписка об авариях и несчастных случаях

5 л.

322

Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) о производственных авариях и несчастных случаях:

а) по месту происшествия

б) в других организациях

45 л.* ЭПК

5 л.

* Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.

323

Документы (доклады, протоколы, справки, заключения, анализы) о вредных условиях производства, травматизме и профессиональных заболеваниях

1 л. ЭПК

324

Переписка о профессиональных заболеваниях, производственном травматизме и мерах по их устранению

5 л. ЭПК

325

Документы (акты, докладные записки, заключения, переписка) о сокращении рабочего дня в связи с вредными условиями труда

5 л. ЭПК

326

Документы (постановления, акты, доклады, справки) о санитарном состоянии организации

5 л.

327

Журналы учета исполнения постановлений о штрафах

3 г.*

* После оплаты штрафа

328

Журналы регистрации административных взысканий за нарушение санитарных норм и правил

3 г.

329

Переписка о проведении профилактических и профгигиенических мероприятий

3 г.

330

Документы (списки, перечни, переписка) о проведении медицинских осмотров работников

5 л.

331

Анкеты обследования условий труда работников

5 л.

332

Документы (протоколы, ведомости, карты аттестации рабочих мест и др.) об аттестации рабочих мест по условиям труда

5 л. ЭПК

8. КАДРОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

8.1. Прием, перемещение (перевод), увольнение работников

333

Документы (доклады, сводки, справки, сведения) о состоянии и проверке работы с кадрами

Пост.

334

Переписка о приеме, распределении, перемещении, учете кадров

5 л. ЭПК

335

Документы (заявки, сведения, переписка) о потребности в работниках, сокращении (высвобождении) работников

5 л.

336

Записки, заменяющие приказы по личному составу

75 л.* ЭПК

* О предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных внутрироссийских командировках - 5 л.

337

Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):

а) руководителя организации; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, ученые степени и звания

Пост.

б) работников

75 л. ЭПК

338

Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел

75 л. ЭПК

339

Личные карточки работников (в том числе временных работников)

75 л. ЭПК

340

Характеристики работников, не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

341

Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров, заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц, не принятых на работу

1 г.

342

Подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства)

До востре- бования*

* Невостребованные - не менее 50 л.

343

Документы (справки, докладные и объяснительные записки, копии приказов, выписки из приказов, заявления, командировочные удостоверения и др.), не вошедшие в состав личных дел

5 л.

344

Протоколы заседаний конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность

Пост.

345

Документы (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц (работников), не имеющих личных дел

75 л. ЭПК

346

Переписка о замещении вакантных должностей, избрании на должности

3 г.

347

Заявления об участии в конкурсе на замещение вакантных должностей

3 г.

348

Протоколы заседаний комиссии по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет

15 л.*

* При отсутствии приказов - 50 л.

349

Список (штатно-списочный состав) работников

350

Списки:

а) членов руководящих и исполнительных органов организации

б) ветеранов и участников Великой Отечественной войны и других военных действий

в) награжденных государственными и иными наградами, удостоенных государственных и иных званий, премий

г) работников

д) прошедших аттестацию

е) военнообязанных

ж) кандидатов на выдвижение по должности

з) получающих персональные ставки, оклады

Пост.


Пост.



Пост.


75 л.

5 л.

3 г.

5 л.

10 л.*

* При отсутствии лицевых счетов - 50 л.

351

Документы (отчеты, акты, сведения) об учете трудовых книжек и вкладышей к ним

3 г.

352

Переписка об оформлении командировок

5 л.

* Для заграничных командировок - 10 л. ЭПК

353

Переписка об учете призыва и отсрочек от призыва военнообязанных

3 г.

354

Документы (представления, ходатайства, анкеты, акты) об установлении персональных ставок, окладов, надбавок

5 л.*

* При отсутствии приказов - 50 л. ЭПК

355

Переписка об установлении и выплате персональных ставок, окладов, надбавок

5 л.

356

Графики предоставления отпусков

1 г.

357

Карточки, указатели к приказам по личному составу

75 л.

358

Книги, журналы, карточки учета:

а) приема, перемещения (перевода), увольнения работников

75 л.

б) работников, направленных в командировки

5 л.

в) военнообязанных

3 г.*

* После увольнения

г) отпусков

д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений

е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним

ж) выдачи справок о заработной плате, стаже, месте работы

з) выдачи командировочных удостоверений

3 г.

75 л.


50 л.

3 г.


5 л.

8.2. Установление квалификации работников

359

Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий

15 л. ЭПК

360

Документы (протоколы счетных комиссий, бюллетени тайного голосования) к протоколам заседаний аттестационных, квалификационных комиссий

5 л.

361

Заявления о несогласии с постановлениями аттестационных, квалификационных комиссий; документы (справки, заключения) об их рассмотрении

5 л.

362

Квалификационные требования:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

363

Документы (тесты) по определению (оценке) индивидуальных качеств, возможностей работников

До замены новыми

364

Списки членов аттестационных, квалификационных комиссий

5 л.

365

Итоговые сводки, сведения, ведомости о проведении аттестации, установлении квалификации

5 л.

366

Переписка об аттестации и установлении квалификации

5 л.

367

Графики проведения аттестации, установления квалификации

1 г.

8.3. Профессиональная подготовка и повышение квалификации работников

368

Документы (доклады, справки, расчеты, докладные записки) о подготовке, переподготовке работников, обучении вторым профессиям, повышении квалификации

5л. ЭПК

369

Переписка о профессиональной подготовке, переподготовке, повышении квалификации работников организации

5 л. ЭПК

370

Примерные образовательные программы (долгосрочные и целевые):

а) по месту разработки

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

371

Учебные планы, программы:

а) по месту разработки

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

372

Учебно-методические пособия:

а) по месту разработки

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

373

Документы (проекты, отзывы, заключения) о разработке учебных пособий, планов, программ

5 л. ЭПК

374

Переписка об организации курсов повышения квалификации работников

3 г.

375

Договоры об обучении

5 л.*

* После истечения срока действия договора

376

Графики работы курсов повышения квалификации

3 г.

377

Журналы учебных занятий курсов повышения квалификации

1 г.

378

Ведомости учета часов работы преподавателей

1 г.

379

Ставки почасовой оплаты труда преподавателей и консультантов

3 г.*

* После замены новыми

380

Документы (расписания, планы, графики) о проведении занятий

1 г.

381

Документы (представления, списки, характеристики, переписка) о начислении стипендий учащимся, работникам

5 л.*

382

Списки, ведомости распределения по профилю обучения слушателей курсов повышения квалификации, профессионального обучения

5 л.*

* После окончания обучения

383

Списки лиц, окончивших курсы повышения квалификации, профессионального обучения

5 л.

8.4. Награждение

384

Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий:

* Документы о представлении к званию "Ветеран труда" - 30 л. ЭПК

а) в награждающих организациях

Пост.

б) в других организациях

75 л.* ЭПК

385

Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных; документы (заявления, справки) к ним:

а) в награждающих организациях

Пост.

б) в других организациях

75 л. ЭПК

386

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий, присуждении премий

5 л. ЭПК

387

Документы (методические указания, перечни наград) об оформлении представления работников к награждению:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

9. МАТЕРИАЛЬНО-ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

9.1. Снабжение деятельности

388

Особые условия поставки продукции и материалов:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

389

Переписка по вопросам материально-технического обеспечения деятельности

5 л.

390

Списки поставщиков и потребителей

5 л. ЭПК

391

Договоры, соглашения, контракты о снабжении-сбыте, купле-продаже

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

392

Протоколы разногласий по договорам

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

393

Договоры поставки материалов (сырья), продукции, оборудования для государственных нужд

Пост.

394

Документы (сводные ведомости, таблицы, расчеты) о потребности в материалах (сырье), оборудовании, продукции

5 л.

395

Документы (заявки, заказы, наряды, графики отгрузки, диспетчерские журналы, записи поручений, сводки, сведения и др.) о поставке материалов (сырья), оборудования и другой продукции

5 л.

396

Комплектовочные ведомости

1 г.

397

Спецификации, сертификаты на отгрузку и отправку продукции, материалов (сырья), оборудования

5 л.*

* Импортного оборудования - до окончания эксплуатации

398

Таможенные декларации

5 л.*

* При условии завершения проверки (ревизии)

399

Журналы учета материалов (сырья), продукции и оборудования, отправляемых потребителям

5 л.

400

Документы (акты, заключения, справки) о качестве поступающих (отправляемых) материалов (сырья), продукции, оборудования

5 л. ЭПК

401

Отчеты об остатках, поступлении и расходовании материалов (сырья), продукции, оборудования

5 л.

9.2. Организация хранения материально-имущественных ценностей

402

Договоры хранения (складского хранения)

5 л.*

* После истечения срока действия договора

403

Документы (уведомления, карточки учета материально-имущественных ценностей, кладовые и амбарные книги, складские свидетельства, требования, наряды, погрузочные ордера, лимитно-заборные карты, переписка) об учете прихода, расхода, наличия остатков материалов (сырья), продукции, оборудования на складах, базах

5 л.*

* После списания материально- имущественных ценностей. При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных, судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

404

Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей

5 л.*

* При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения

405

Переписка об организации хранения материально-имущественных ценностей

3 г.

406

Пропуска на вывоз товаров и материалов со складов

3 г.

10. АДМИНИСТРАТИВНО-ХОЗЯЙСТВЕННЫЕ ВОПРОСЫ

10.1. Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности

407

Правила внутреннего распорядка

1 г.*

* После замены
новыми

408

Документы (акты, докладные и служебные записки, переписка) о нарушении правил внутреннего распорядка

1 г.

409

Книги, журналы оттисков и слепков печатей и штампов

Пост.

410

Переписка об утверждении печатей и штампов

3 г.

411

Журналы учета выдачи печатей и штампов

3 г.

412

Акты уничтожения печатей и штампов

3 г.*

* При отсутствии книг, журналов оттисков и слепков - пост.

413

Документы (акты, докладные и объяснительные записки, заявки, списки, переписка) о выдаче, утрате удостоверений и пропусков в организацию

1 г.

414

Книги регистрации удостоверений и пропусков

3 г.

415

Приемные акты на бланки удостоверений и пропусков, расходные акты уничтожения удостоверений, пропусков корешков к ним

1 г.

416

Разовые пропуска, корешки пропусков в служебные здания и на вынос (вывоз) материальных ценностей

1 г.

417

Документы (заявки, переписка) о допуске в служебные помещения в нерабочее время и выходные дни

1 г

418

Книги, журналы, табели регистрации прихода и ухода (местных командировок) работников

1 г

419

Списки, книги адресов и телефонов

1 г.*

* После замены новыми

420

Переписка о приобретении хозяйственного имущества, канцелярских принадлежностей, железнодорожных и авиабилетов, оплате услуг средств связи и других административно-хозяйственных расходах

1 г.

421

Переписка о предоставлении мест в гостиницах

1 г.

10.2. Эксплуатация зданий, помещений

422

Документы (справки, информации, перечни) о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

Пост.

423

Переписка о передаче зданий, помещений в государственную, муниципальную собственность

5 л. ЭПК

424

Договоры, соглашения о приеме и сдаче зданий, помещений в аренду (субаренду); документы (технические паспорта, планы, схемы) к ним

Пост.

425

Опись документов, представляемых на торги (аукцион, конкурс) по купле-продаже земельных участков, зданий:

а) по месту проведения

б) в других организациях

5 л.*

До ликвидации организации

* После проведения

426

Протокол торгов (аукциона, конкурса) по купле-продаже земельных участков, зданий:

а) по месту проведения

б) в других организациях

Пост.

До ликвидации организации

427

Договоры о купле-продаже земельных участков, зданий; документы (проектно-изыскательское заключение, разрешение на строительство и др.) к ним

Пост.

428

Документы (свидетельства о включении в реестр, карты учета и др.) об учете владения, пользования, распоряжения имуществом

Пост.

429

Акты приема и передачи зданий, помещений, земельных участков в пользование, распоряжение, аренду, собственность организации

Пост.

430

Паспорта зданий*, сооружений* и оборудования

5 л.** ЭПК

* Паспорта зданий и сооружений - памятников архитектуры - пост.

** После ликвидации здания, сооружения, списания оборудования

431

Планы размещения организации

3 г.

432

Переписка о предоставлении помещений организации, сдаче и приеме зданий в аренду

3 г.

433

Переписка о вселении, выселении, продлении сроков пользования помещениями, занимаемыми организацией

3 г.

434

Документы (доклады, обзоры, акты, справки, переписка) о состоянии зданий и помещений, занимаемых организацией

5 л. ЭПК

435

Переписка о содержании зданий, дворов и тротуаров в надлежащем техническом и санитарном состоянии, благоустройстве дворов

3 г.

436

Договоры энергоснабжения

5 л.*

* После истечения срока действия договора

437

Переписка о коммунальном обслуживании зданий и помещений

1 г.

438

Переписка о подготовке зданий к зиме и предупредительных мерах от стихийных бедствий

3 г.

10.3. Транспортное обслуживание, внутренняя связь

439

Документы (справки, докладные записки, сведения, переписка) об организации, развитии, состоянии и эксплуатации различных видов транспорта

5 л. ЭПК

440

Документы (заявки, расчеты, переписка) об определении потребности организации в транспортных средствах

3 г.

441

Договоры о перевозке грузов и аренде транспортных средств

5 л.*

* После истечения срока действия договора

442

Переписка о перевозке грузов

3 г.

443

Заявки на перевозку грузов

1 г.

444

Нормативы загрузки транспортных средств

1 г.*

* После замены новыми

445

Условия по перевозке грузов:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

446

Документы (акты, заключения, донесения, протоколы) аварийных комиссий

10 л.*

* Связанные с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами - пост.

447

Переписка об авариях и дорожно-транспортных происшествиях

5 л.

448

Документы (сведения, ведомости, акты, переписка) о техническом состоянии и списании транспортных средств

3 г.*

* После списания транспортных средств

449

Документы (заявки, акты, сведения, переписка) о ремонте транспортных средств

3 г.

450

Документы (заправочные лимиты и листы, оперативные отчеты и сведения, переписка) о расходе бензина, горюче-смазочных материалов и запчастей

1 г.*

* После завершения проверки (ревизии)

451

Паспорта транспортных средств

До списания транспортных средств

452

Документы (докладные записки, справки, переписка) о состоянии внутренней связи

5 л.

453

Разрешения на установку и использование средств связи

1 г.*

* После окончания эксплуатации средств связи

454

Договоры об организации, эксплуатации, аренде и ремонте внутренней связи

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

455

Переписка о проведении работ по телефонизации, радиофикации, сигнализации и эксплуатации внутренней связи организации

3 г.

456

Схемы линий внутренней связи организации

До замены новыми

457

Акты ввода в эксплуатацию линий связи

1 г.*

* После снятия линии связи

458

Акты приемки средств связи и сигнализации после текущего, среднего и капитального ремонта

3 г.*

* После проведения ремонта

10.4. Охрана

459

Документы (планы, отчеты, докладные записки, акты, справки, переписка) об организации общей и противопожарной охраны организации

5 л. ЭПК

460

Документы (акты, справки, планы, отчеты, сводки, сведения, переписка) об обследовании охраны и противопожарного состояния организации

3 г.

461

Отчеты о пожарах:

а) годовые

б) квартальные

Пост.

5 л.*

* При отсутствии годовых - пост.

462

Акты о пожарах

5 л. ЭПК

463

Переписка о выявлении причин пожаров

5 л. ЭПК

464

Документы (планы, отчеты, акты, справки, списки, переписка и др.) об организации работы по гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

5 л. ЭПК

465

Договоры об охранной деятельности

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

466

Схемы дислокации постов охраны

1 г.*

* После замены новыми

467

Отчеты об устройстве и эксплуатации технических средств охраны

3 г.

468

Переписка об оформлении разрешений на право хранения и ношения оружия

5 л.

469

Документы (акты, справки, докладные и служебные записки, заключения, переписка) о пропускном режиме организации

5 л.

470

Образцы подписей служебных удостоверений

До замены удостове-
рений

471

Книги, журналы учета опечатывания помещений, приема-сдачи дежурств и ключей

1 г.

472

Документы (акты, справки, докладные записки, списки, графики) по оперативным вопросам охраны организации

1 г.

11. СОЦИАЛЬНО-БЫТОВЫЕ ВОПРОСЫ

11.1. Социальное страхование

473

Комплексные программы социальной защиты населения:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До минования надобности

474

Переписка по вопросам государственного социального страхования

5 л.

475

Листки нетрудоспособности

5 л.

476

Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности

5 л.

477

Документы (описи документов, листок исправлений, приложение к сопроводительной ведомости) по персонифицированному учету работников

5 л.

478

Рекомендации по подготовке документов к назначению пенсий работникам:

а) по месту разработки и утверждения

б) в других организациях

Пост.

До замены новыми

479

Списки работников, уходящих на льготную пенсию

50 л.

480

Переписка о назначении государственных пенсий и пособий

5 л.*

* По льготным пенсиям - 10 л. ЭПК

481

Сведения о выполнении установленных квот на рабочие места и движении денежных средств (при невыполнении условий квотирования рабочих мест)

5л.

482

Документы (договоры дарения, акты приема-передачи ценных вещей, обязательства, отчеты и др.) о благотворительной деятельности

Пост.

483

Списки лиц, организаций - объектов
благотворительности

5 л. ЭПК

484

Переписка о благотворительной деятельности

5 л. ЭПК

11.2. Жилищно-бытовые вопросы

485

Документы (заявления, докладные записки, списки, справки, переписка) о предоставлении, распределении жилой площади работникам

5 л.*

После предоставления жилой площади

486

Документы (акты, сведения, заключения) об обследовании жилищно-бытовых условий работников

5 л.*

* После предоставления жилой площади

487

Договоры о праве пользования (найма) жилой площадью, аренде и обмене жилых помещений

5 л.* ЭПК

* После истечения срока действия договора

488

Переписка о вселении, выселении и продлении сроков пользования жилой площадью

5 л.