Размещение документов в хранилище
5.2.1. Размещение в хранилищах дел ведомственного архива должно быть рациональным и проводиться с учетом:
- создания оптимальных условий хранения для документов ГАФ СССР;
- ежегодного движения дел (прием и передача дел);
- оперативного использования документов.
В необходимых случаях ведомственный архив составляет план (схему) размещения документов в хранилищах.
5.2.2. Все поступающие в ведомственный архив документы размещаются в хранилищах на стеллажах или шкафах так, чтобы документы каждой организации (структурного подразделения) хранились в одном месте и были расположены в порядке ежегодных поступлений.
5.2.3. Документы постоянного хранения размещаются отдельно от документов временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
5.2.4. Документы ликвидированных организаций хранятся отдельно.
5.2.5. Документы постоянного хранения хранятся в картонных коробках, папках или других контейнерах, изготовленных из безвредных для документов материалов; дела с документами временного (свыше 10 лет) хранения - в связках*.
___________
* Дела временного (до 10 лет включительно) хранения разрешается хранить на полках, поставленными вертикально, без связок.
Зазор между полкой стеллажа и верхней крышкой коробки (связки), обеспечивающий циркуляцию воздуха, должен быть не менее 5 см.
К коробкам приклеиваются ярлыки, а к связкам прикрепляются ярлыки, в которых указываются: название организации и структурного подразделения, номер фонда и описи, год (годы) и крайние номера дел, включенных в данную коробку (связку). Коробки (связки) нумеруются порядковыми номерами в пределах каждого фонда или описи.
Связки формируются толщиной не более 20 см.
5.2.6. Заключенные в коробки (связки) дела могут размещаться на стеллажах горизонтально или вертикально. Порядок размещения дел устанавливается в зависимости от условий хранения.
Газеты и другие документы нестандартных размеров, превышающие по высоте 0,41 м, хранят в горизонтальном положении.
Коробки и связки не должны выступать за пределы полок стеллажей.
Не допускается хранить документы в транспортной таре, в штабелях, складывать на полу, подоконниках, лестничных площадках и других, не предназначенных для этих целей, местах.